Več časa, vloženega v načrtovanje, bo zmanjšalo čas izvedbe nalog in število napak, ki se ob tem pojavijo.
Upravljanje s časom ni omejeno na določanje ciljev, postavljanje prioritet in konsistentnost pri opravljanju nalog, čeprav so to njeni temelji. Ko govorimo o upravljanju s časom, imamo v mislih (tudi) nadzor in svobodo nad lastnim delovanjem in nad procesom doseganja rezultatov, ki sta posledici takšnega delovanja. To je z eno besedo proaktivnost.
Ohranitev miru v glavi ob kopici sestankov, nalog ter želja in zahtev drugih je zahtevna naloga, a ne nemogoča, če upoštevamo nekaj pomembnih izhodiščnih točk.
1. Jasno določanje ciljev
Preden se lotimo upravljanja s časom, se moramo vprašati, ‘kaj’ je tisto, kar si zares želimo doseči, na poslovnem in na zasebnem področju. Zapišimo si nekaj ciljev, ki so za nas pomembni, s stališča poslovnih rezultatov, in tudi zasebnih odnosov in dejavnosti. Zares pomembno je, da so ti cilji zapisani na papirju ali v računalniku – kjer jih vsak dan vidimo.
Želimo jih zelo jasno in nedvoumno definirati, saj bo to osnova za vse, kar bomo delali v prihodnje. Postavljeni naj bodo tako, da so realistični, a nam predstavljajo izziv, njihovo doseganje pa nam pomeni osebno zadovoljstvo in razvoj. Poleg tega morajo biti merljivi, saj bomo le tako lahko preverili, ali smo jih zares dosegli.
2. Ključna področja, kategorije in naloge
Postavili smo si cilje, a to nam to pri upravljanju časa še ne pomaga dosti. Pravzaprav naredi samo nekaj več pritiska in zahtev do nas. Kajti cilji so si med seboj različni, izhajajo iz različnih področij, so različno obsežni, in nam ne omogočajo zadostnega pregleda nad nalogami. Zato na svoje delo poglejmo iz širše perspektive in cilje najprej pretvorimo v vse naloge, ki jih moramo opraviti, da bi te cilje lahko dosegli. Naloge so ‘delo’, ki ga moramo še opraviti, in ki zahteva ukrepanje.
Za lažji pregled nad svojimi nalogami predlagamo postavitev ključnih področij – v posamezne kategorije dela, ki združujejo velike naloge, projekte in posamezna opravila. Tako je glavno področje dela lahko denimo Prodaja, pomembna naloga Delo s strankami, opravilo pa Klici glede določene ponudbe. Ta področja nam dajejo pregled in nadzor nad vsem, kar delamo, ter nam omogočijo določanje prioritet in lažje doseganje ciljev. S tem smo ustvarili strukturo dela oziroma bazo za nadaljnje odločanje.
Vsak konec delovnega dne 5 – 10 minut namenimo določanju nalog za prihodnji dan, vsak konec tedna pa 10 – 15 minut za planiranje nalog prihajajočega tedna.
3. Časovni rok ustvari akcijo
Veliko ljudi je, ki poznajo svoje cilje in vedo, kaj hočejo storiti – ampak nikoli ne porabijo svojega časa za te naloge. Ker so naloge namenjene ukrepanju, morajo nujno imeti postavljen časovni okvir, v katerem bodo dosežene. Nalogi postavimo datum, kdaj jo bomo opravili in to tudi storimo. Pri tem bodimo previdni, da si za določen dan ali teden ne določimo preveč nalog, saj bo nezmožnost izpolnitve vseh povzročila nezadovoljstvo, stres in občutek neuspeha.
Če naloge v resnici ne nameravamo izpolniti v krajšem času, jo dodajmo med naloge brez časovne izvedbe. Tako bomo na enem prostoru imeli shranjene tudi ideje in naloge, ki se jih bomo lahko lotili kasneje. Za urejanje nalog in ustvarjanje koledarja (dnevnega, tedenskega in mesečnega) lahko uporabljate denimo Microsoft Outlook ali katerokoli drugo orodje, ki se vam zdi primerno.
4. Planiranje = krajši čas izvedbe in manj napak
Da bi v svojem koledarju ustvarili red, s tem pa nadzor nad časom, si za to vzemimo čas. Več časa, vloženega v planiranje, bo zmanjšalo čas izvedbe nalog in število napak, ki se ob tem zgodijo.
Vsak konec delovnega dne 5 – 10 minut namenimo določanju nalog v prihodnjem dnevu, s čimer bomo ustvarili občutek nadzora nad svojim delom ter si dali priložnost, da v vmesnem času dobimo ideje in prebliske, povezane z nalogami prihodnjega dne. Na delo bomo prihajali pripravljeni na izzive, ki nas čakajo.
Za planiranje tedna si vzemimo 10 – 15 minut na koncu vsakega tedna, ko pregledamo ključna področja in preverimo prioritete ter določimo okvir, znotraj katerega bomo delali v prihodnjem tednu. Ne pozabimo določati tudi mesečnega, kvartalnega in letnega plana, pri čemer si pri slednjem za načrtovanje »vzemimo« več dni časa.
5. Prioritete. Prioritete. Prioritete.
Pozabite na idejo, da bi lahko upravljali čas. Lahko pa se odločite glede tega, katerim nalogam boste dali prednost – prioriteto. Nekatere naloge, ki so za nas pomembne in so zares nujne, morajo biti opravljene takoj! Tem nalogam prvim posvetimo pozornost. Nekatere naloge so sicer pomembne, ampak jih ni nujno opraviti v tem trenutku, zato jim določimo rok izvedbe, in se ga držimo.
Nekatere naloge, kot so denimo administrativna dela, pa so sicer nepomembne (za naše cilje), ampak jih moramo še vedno opraviti. Te naloge delegirajmo tistim, ki so jih sposobni opraviti, pridobljen čas pa namenimo vodenju zaposlenih ali stvarem, ki jih drugi ne morejo narediti. Nepomembne naloge, ki niso niti nujne, takoj izbrišimo in jim ne posvečajmo pozornosti.
6. Obsežne »slonje« naloge
Kadar imate pred seboj nalogo, ki je tako obsežna, da se je najraje ne bi lotili, je nujno, da jo razdelite na manjše dele. Saj veste, kadar se osredotočite na točko nedaleč pred sabo, boste do tja prišli hitreje, kot če se osredotočite na končni cilj – oddaljen vrh gore. Tako je z velikimi nalogami. Učenje novega jezika ali osvajanje nove veščine je lahko videti kot nedosegljiv vrh gore. A če vsak dan prehodimo del poti, bomo sčasoma prišli do tja.
Zavedati se moramo, da nam je ta cilj zelo pomemben in mu konsistentno, vsak dan v majhnih odmerkih, posvečati pozornost. Zato v našem načrtu ni prostora za več ogromnih nalog na enkrat. Izberimo si eno, in nato naslednjo šele, ko dosežemo prvo. Sicer bomo s tem izgubili čas in moralo, cilja pa ne bomo dosegli, ker si bomo na enkrat naložili preveč nalog.
Če je potrebno, si določeno obdobje zapisujmo vse motnje, ki nas čez dan zmotijo, ter jih nato načrtno odstranimo ali pa vsaj zmanjšajmo, kolikor se da.
7. Urejanje ‘okolice’ in odstranjevanje motenj
Pomemben dejavnik dobrega upravljanja s časom je tudi urejenost delovnega okolja in odsotnost ali čim manjše število motenj. Čas nam bo prihranilo denimo takojšnje filtriranje e-sporočil, brisanje nepomembnih ter shranjevanje ostalih med nujne ali nenujne. Za odgovarjanje na e-pošto si vzemimo čas med ‘luknjami v dnevu’, in ne v času dela na določeni nalogi. Čas »čakanja« bo tako uporabljen koristneje: pred sestankom, po sestanku, preden greste na malico ali v čakalni vrsti.
Delovno mizo pospravimo tako, da je na njej zgolj tisto, kar potrebujemo za trenutno nalogo. Ostale, moteče dejavnike shranimo v oddaljene police v pisarni, da ne odvračajo naše pozornosti od stvari, ki jo počnemo.
Prav tako naj nas ne motijo piski prejetih sporočil, klici in nenapovedani vstopi ljudi v pisarno. Če je potrebno, si določeno obdobje zapisujmo vse motnje, ki nas čez dan zmotijo, ter jih nato načrtno odstranimo ali pa vsaj zmanjšajmo, kolikor se da. Del motenj, ki se pojavljajo, lahko denimo zmanjšamo s pomočjo postavljanja komunikacijskih pravil ali preprostega dogovora s sodelavci o tem, kaj je primerno in kaj ne.
Ker stvari že dolgo časa delamo na določen način, je spremembe seveda težko uvesti čez noč. S samodisciplino bomo pri novem vedenju vztrajali dovolj dolgo, da bo to postalo naša nova rutina.
Vas zanima več o Osebni organizaciji in učinkovitosti? Kliknite sem.
Maja Šter ([email protected]) je diplomirana novinarka ter asistentka v marketingu v podjetju Claus Moller Consulting. CMC razvija podjetja, time in zaposlene na štirih področjih Splošne poslovne odličnosti: management, produktivnost, odnosi in kakovost. Spremljajte nas na omrežjih LinkedIn in Facebook ali nam pošljite e-mail.
