Pametna podjetja poskrbijo, da imamo zaposleni več od časa. Gre za poslovni strategijo rasti in upravljanje strategije.

Vsako podjetje mora zagotoviti, da za stranke ustvarja večjo vrednost, sicer bodo kupci svoje dobavitelje iskali drugje. Prva naloga podjetja je ustvariti vrednost za kupce in podjetje. Nato sledi tudi vse ostalo, vendar moramo zaposleni, podjetje najprej zagotoviti vrednost in zato izdelati svoj načrt ter ga uresničiti.

Z vidika podjetja je načrt poslovna strategija – naš način, kako podjetje ustvari več vrednosti in jo uveljavi na trgu. To je osnova za rast in je povezano s profitabilnostjo. Z vidika posameznika, zaposlenih in timov pa gre za osebno načrtovanje, kako preživeti čas, da vsak doseže rezultat – ustvari vrednost.

Tukaj podjetja naletijo na največjo težavo. Medtem ko je temeljni namen podjetja ustvariti vrednost za kupca, se namen zaposlenih lahko zdi drugačen: biti na delovnem mestu, rešiti problem, opraviti nalogo… Je ta razlika resnična ali smo zaposleni le izgubili povezavo z bistvom organizacij?

Večina ljudi si niti ne zastavi tega vprašanja, kar med zaposlenimi in managerji povzroča razliko v razumevanju podjetja. A ta razlika ni prisotna povsod – samo tam, kjer si tega vprašanja niso postavili.

Pravi odgovor je jasen: ustvariti vrednost v podjetju je v interesu tako podjetja kot zaposlenih. Takrat je mogoče učinkovito uresničiti poslovno strategijo in vanjo vključiti zaposlene, da prispevajo po svojih najboljših močeh.

Navadno ljudje ne hodijo na delo le zato, da bi bili produktivni in dosegali rezultate, ampak da bi prejeli plačilo ter živeli kakovostno življenje. Verjamem, da lahko ljudje živijo kakovostno življenje ob tem, ko ustvarjajo vrednost za stranke. Kaj ima to z vrednostjo za stranke?

O kakovostnem življenju je na voljo nešteto knjig. Veliko ljudi želi umetelno oblikovati svoj »wellbeing« recept. Empirične raziskave kažejo, da je zadovoljstvo tako posledica dobrega življenja kot tudi predpogoj za dobro življenje. Osnova zadovoljstva so v resnici zadovoljivi odnosi in občutek vrednosti (tako Waldinger in Schultz v The Good Life).

V podjetju ni nič drugače. Naša naloga je, da čas v podjetju preživimo kakovostno in ustvarimo vrednost – imeti moramo več od svojega časa tako za sebe kot za podjetje in ustvariti kakovost za stranko. Za upravljanje in uresničitev strategije moramo zato nameniti skrb izrabljanju časa z vsemi zaposlenimi. Preveč se ukvarjamo s konceptom zadovoljstva in avtomatično pozabimo na osnove. Svoj čas na delovnem mestu moramo izkoristiti za ustvarjanje rezultatov in odnosov.

Kako lahko najbolje izkoristite čas, ki ga imate na voljo, za večjo produktivnost in zadovoljstvo?

Najdragocenejša dobrina v človeškem življenju ni voda, ljubezen ali sreča, temveč čas. Čas je tudi v podjetju najdragocenejša dobrina. To dejstvo že razumemo v zasebnem življenju, zdaj pa ga moramo razumeti tudi v poklicnem življenju. “Carpe diem,” kot so rekli že stari Rimljani – izkoristite dan. Polovico ga preživite v organizacijah.

Osebna učinkovitost in uspešnost sta ključna za uspešno podjetje ter uspešno poklicno in zasebno življenje. Pomanjkanje znanja in produktivnih delavnih navad (poklicnih, službenih) je očitna ovira. Zaposleni bodo boljši upravitelji svojega delovnega mesta, če bodo imeli ustrezno vedenje.

Spremenite svoje razumevanje podjetja in zaposlitve. To prinaša odlično priložnost za uspešnost podjetja in ljudi. Bodite manager v praksi, ne le na papirju. Manager upravlja svoje delovno mesto in svoj čas, da doseže rezultate. Katere so še druge očitne ovire?

Ovire za upravljanje in doseganje rezultatov

Ovire so lahko mnoge, a večina jih je znotraj ljudi/posameznika in ne toliko v okolici (odgovornostih, nalogah, dogodkih).

Pomanjkanje znanja in pomanjkanje produktivnih delavnih navad je očitna ovira. Zaposleni bodo boljši upravitelji svojega delovnega mesta, če bodo imeli ustrezno vedenje. Dobro podjetje za “upravljanje časa” organizira tečaje o tem, kako čas čim učinkoviteje uporabljati, da bi dan za dnem, uro za uro spremljali sebe in svoje življenje ter dosegali svoje cilje.

Møllerjevo upravljanje časa je nekoč bilo tako priljubljeno, da so ga zahtevali Mærsk, SAS, British Airways, japonska letalska družba in celo kraljeva družina in vlada v Veliki Britaniji. Glavno sporočilo ni banalno: “čas in kakovost nosita jedro za ustvarjanje vrednosti”. Zaposleni v podjetjih morajo s strankami ravnati tako, kot da so jih osebno povabili na večerjo v soboto zvečer. Torej nobenega jokanja, nobenih kislih obrazov – ne glede na to, ali je izpadla elektrika in je kdo prevrnil vazo. Upravljajte svoje delovno mesto in čas na način, da vedno ustvarite vrednost!

Nizka raven osebne kakovosti je prav tako ovira za doseganje rezultatov. Pozabljamo odlične primere podjetij kot je letalska družba SAS ali Zappos, ki dokazujejo kako človeška kakovost vodi do odličnosti in profitabilnosti. Podjetje SAS airline je bilo s svojimi storitvami zares dvignjena v »nebo«.

Praktični primeri časovnega upravljanja v podjetjih

»Rezervirajte čas« za večjo produktivnost zaposlenih. »Slonja tehnika« – vsako večjo nalogo ali projekt sprejmite kot slonji projekt, ki ga morate razdeliti v manjše naloge in aktivnosti. Ta metoda  pomaga, da določene časovne bloke v svojih koledarjih namenite specifičnim nalogam, kar pomaga izboljšati osredotočenost in zmanjšati motnje. Pomembno je, da v koledarju zasedete čas za potrebno nalogo. Posamezno aktivnost časovno opredelite in načrtujte v svojem koledarju. Podjetji Google in Asana podobno tehniko uporabljata za povečanje produktivnost in zmanjšanje občutka preobremenjenosti​.

Delajte v kratkih, intenzivnih intervalih, ki jim sledijo kratki odmori. Tudi ta pristop povečuje produktivnost in pomaga zaposlenim, da ostanejo osredotočeni, hkrati pa zmanjšuje možnost izgorevanja. Dolžino intervalov prilagodite vašemu delovnemu mestu, poklicu in okolju. Microsoft spodbuja zaposlene za takšen način dela. Kako dolgi intervali so smiselni? Ne več, kot lahko zagotovite osredotočenost. Morda je to manj kot 30 minut in morda več kot 45, ugotovite za svoje delovno okolje.

Prednost dajte veliki nalogi pred malimi. »Pojejte žabo« je tehnika, kjer zaposleni najprej opravijo najtežje ali najpomembnejše naloge. To pomaga pri zagotavljanju, da se ključna dela opravijo najprej, kar povečuje splošno učinkovitost in motivacijo skozi dan​​. To tehniko uporablja IBM v svojem delu. Načrtujte pomembnejše naloge najprej in šele nato manjše in manj zahtevne.

Preobremenjenost z informacijami in pomanjkanje osredotočenosti

Preobremenjenost z informacijami in doseganje osredotočenosti sta postala resna težava. Sedem od desetih ameriških pisarniških delavcev se počuti preobremenjenih s količino informacij na delovnem mestu, 40 % pa jih meni, da se bližajo “točki preloma podatkov”.

V mnogih pogledih je najbolj šokantna statistika: “Tipičen informacijski delavec, ki ves dan sedi za računalnikom, se več kot 50-krat obrne na program za elektronsko pošto in 77-krat uporabi takojšnje sporočanje…” Razmislite tudi o splošni produktivnosti. Skupno 48 % delovnega časa preživimo na sestankih ali pa nas prekinjajo stvari, ki niso niti pomembne niti nujne. Če bi vsak dan 4 ure svojega časa porabil za preverjanje telefona ali sestanke, ne bi nikoli ničesar naredil! To samo dokazuje, kako pomembno je delati strukturirano in se morda zgledovati po kvadrantu pomembnost/nujnost ter skrbeti za produktivne navade.

Izstopite iz informacijskega plazu. Borite se proti »poplavi informacij«. Kaj ima podjetje od tega, če ljudje porabijo polovico dneva v e-mailih, Teams, na telefonih in v instant sporočilih?

Poenostavitev in osredotočenost – Kako upravljati z informacijami

Razmislite, kako lahko razbremenite svoje življenje in podjetje. Premislite, ali vas upravlja preveč informacij, telefonskih ali video klicev, sporočil ali e-poštnih sporočil, namesto da bi jih upravljali sami.

Če želite ne le upravljati svoj čas, temveč tudi uspevati v današnjem hitrem poslovnem okolju – in pri tem ohraniti ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem –, je najpomembnejše vedeti, kako se spopasti s poplavo informacij.

Upravljanje informacijskih kanalov je naloga, ki vam bo dala največ miselnega in mentalnega prostora ter energije za reševanje preostalih nalog.

Zaključek

Osnova uspešnosti podjetja je jasna strategija za poslovno odličnost. Razumevanje tega in obvladovanje časa ter informacij pa sta ključna za uspešnost zaposlenih vašega podjetja. Učinkovito upravljanje teh dveh virov vam bo omogočilo, da izboljšate produktivnost, zadovoljstvo zaposlenih in splošno uspešnost podjetja. Ne izgubljajte več časa – začnite zdaj!

Načrt za poslovno odličnost in strategijo je na preizkušnji zaradi ovir – čas in preplavljenost z informacijami odvzamejo vso sposobnost pozornosti in fokusa.

Za več informacij in konkretne rešitve o tem, kako lahko z vašo ekipo bolje upravljate čas in informacije, nas kontaktirajte. Skupaj lahko dosežemo, da bo vaše podjetje delovalo na najvišji ravni in usklajeno s strategijo. Ukrepajte zdaj!