Zgornja slika se zagotovo ne bo zgodila, vendar je na mestu. Pogosto mislimo, da tehnologija olajša delo in osrečuje, posledice pa so pogosto nasprotne. Ali je osebna produktivnost in učinkovitost danes relevantna?
V času tehnoloških pripomočkov in umetne inteligence sta osebna produktivnost in zdrav razum za odločanje na preizkušnji. Današnja realnost je, da produktivnost ne propada — vendar zaostaja za tehnološkim potencialom. Paradoks danes je, da tehnologija pospešuje hitrost, a človeška sposobnost pozornosti, angažiranost in jasnost se slabšajo.
Posledica je občutek, kot da vam za opravke vsak dan zmanjkuje časa in da dan nima dovolj ur. Učinkovitost in produktivnost ljudi na vseh delovnih mestih sta na preizkušnji. Je to res tako velik in pomemben izziv?
Strokovnjaki opozarjajo, da je občutek »nemoči« v primerjavi z lastnimi pričakovanji močan pokazatelj povečanega tveganja za psihološko stisko, izgorelost, upad motivacije ter zmanjšano osebno in delovno učinkovitost. Posledice so poleg nezadovoljstva slabši odnosi s samim seboj in drugimi ljudmi ter slabša kakovost življenja.
Osebna organizacija in učinkovitost je stvar doseganja rezultatov, ustvarjanja uspešnosti in zadovoljivih odnosov.
V bistvu so današnji glavni izzivi strukturni, ne zgolj povezani z delovno obremenitvijo. Povezani so s količino razpoložljivih informacij in številom potrebnih odločitev. Glavni izziv danes ni pomanjkanje časa, temveč pomanjkanje kognitivne jasnosti v okolju stalne stimulacije in neomejenih zahtev. Posledice so velike.
- Kognitivna preobremenjenost
Ljudje smo izpostavljeni stalnim informacijam: obvestilom, sporočilom, e-pošti, družbenim omrežjem, novicam, mikro-nalogam. Možgani so prisiljeni v neprekinjeno preklapljanje konteksta, kar zmanjšuje globino razmišljanja in povečuje utrujenost. - Utrujenost od odločitev
Sodobno življenje zahteva nenavadno veliko vsakodnevnih odločitev (poklicnih in osebnih). Tudi nepomembne odločitve kopičijo in izčrpavajo mentalno energijo. - Razdrobljena pozornost
Delo se redko izvaja v neprekinjenih blokih. Prevladuje plitvo delo; globoko, vrednostno ustvarjanje dela je izrinjeno. - Zabrisane meje
Delo na daljavo in digitalna povezljivost brišeta jasne meje med delom in okrevanjem. Psihološka odtujenost postane težja, kar povečuje stres. - Prednostna inflacija
Vse se zdi nujno. Le redki ljudje delujejo po strogi hierarhiji prioritet, kar vodi v reaktivno namesto strateško vedenje. - Pritisk zmogljivosti in primerjava
Digitalna transparentnost povečuje primerjave in zaznana pričakovanja. To spodbuja tesnobo in občutek “nikoli ni dovolj”.
Zdi se, da moramo ljudje “žonglirati” z neprekinjenim tokom informacij in odločitev. Biti uspešen žongler med poklicnimi in zasebnimi/družinskimi zahtevami zato ni enostavno stvar tehnologije (nekaj, kar bi lahko rešili z opustitvijo ali uporabo določenega orodja). Če bi bilo tako, bi sodobna tehnologija te težave že rešila, ampak v resnici jih je tehnologija pomnožila.
Rešitev je v prvi vrsti stvar pristopa in razmišljanja ter nato odločitev.
Pristop produktivnosti. Gre za ustvarjanje vrednosti.
Čas je vaš resurs, ki ga investirate – in namen investicije je vedno, da povečate vrednost. Lahko je to človeška-čustvena vrednost, ali doseganje nekega rezultata/cilja, ki je za vas pomemben.
Najpomembnejša vrednost za kakovost življenja in dobro počutje je ustvariti dobre odnose z drugimi. Kako lahko porabite čas za doseganje vaših ciljev in boljše odnose? Verjetno to ni branje socialnih omrežij ali e-pošte, temveč določiti cilje in ljudi, ki so za vas pomembni v poklicu in zasebnem življenju.
Razmišljanje: kaj so vaši glavni cilji in katera področja odgovornosti morate izpolnjevati?
Gre za postavljanje pravih stvari na pravo mesto in odločanje, katere stvari bodo pomembnejša prioriteta od drugih. Ob tem bi se vam lahko zdelo, da morate biti prisotni in delovati na vseh področjih. To je pogosto navidezna prioriteta. Morda se lahko odločite, česa ne boste opravili in zmanjšate število (manj)pomembnih področij. Šele nato boste sposobni osredotočiti vašo (omejeno) energijo na določene glavna področja odgovornosti za doseganje rezultatov.
Odločitve: čemu se posvetiti, kaj avtomatizirati in kaj opustiti
Spretnosti upravljanja časa so lahko koristne, a pogosto tudi zavajajoče. Vsekakor je upravljanje časa nujno in vsaka tehnika je koristnejša kot letargičnost ali apatičnost. Gre za odločitev, kako izkoristiti svoj celotni potencial in talente ter dosegati želene rezultate in cilje. Vsak dan imate priložnost za novo odločitev, zato je učinkovito čim več stvari avtomatizirati z navadami, urniki, seznami, rutinami: kdaj odgovarjati na sporočila, načrtovati naslednja časovna obdobja, racionalizirati garderobo, nakupe, urejanje delovnega prostora in okolja, nakupovati.
Učinkovitost se ne poveča zato, ker bi bolje upravljali čas, temveč zato, ker zmanjšamo število nepotrebnih odločitev ali odločitev o manj pomembnih področjih odgovornosti. Ko rutinske odločitve avtomatiziramo, zmanjšamo kognitivno obremenitev možganov. Tako ostane več pozornosti in energije za naloge, ki ustvarjajo največjo vrednost. Organizacija na drugačen način ne zmanjša svobode. Nasprotno, okrepi občutek obvladovanja situacije in sposobnost, da se proaktivno odločate v okviru želenih rezultatov, ne pod vplivom naključja okoliščin.
Problem umetne inteligence in produktivnosti
Umetna inteligenca ni nujno vaša rešitev – pravzaprav je vir dodatne obremenitve, ker nam daje še več informacij in znanja ter nas sili v določene odločitve ter hitrost, za katere ni odgovornosti niti niso najboljše. Poleg tega je umetna inteligenca prepričljiva in uporablja »znanje o vsem«. Kljub temu, da se zelo hitro izboljšuje, ostaja brez kritičnega nadzora nezanesljiva in lahko prispeva k negotovosti.
Pri odločitvah se ne bi smeli nekritično zanašati na umetno inteligenco in ne prepuščajte umetni inteligenci, da se odloča namesto vas, še posebej ne v kontekstu odgovornosti za doseganje ciljev. Orodja umetne inteligence je smiselno uporabiti za večjo učinkovitost, kot pripomoček za hitrejše pisanje, reševanje, zbiranje informacij – kot sparring partner v svetu hitrosti. UI je potrebno uporabljati kot orodje, vendar morajo odločitve ostati vaše. S tem boste ohranili pregled in kontrolo nad sprejetimi odločitvami in tistimi, ki jih še morate, ter nad odločitvami o tem, kako boste preživeli dneve, tedne in mesece. Tako boste imeli nadzor in ravnotežje med različnimi vlogami v življenju, med poklicnim in zasebnim delom življenja.
UI je lahko močan ojačevalec produktivnosti kot tudi vir motenj ali kognitivne odvisnosti. Razlika je v tem, kako jo uporabljate v vašem sistemu odločanja in načinu pozornosti.
Umetna inteligenca lahko izboljša upravljanje časa s tem, ko opravlja naloge, ki zahtevajo čas, a zahtevajo omejeno presojo. AI lahko deluje kot kognitivni sparring partner pri raziskovanju idej, strukturiranju kompleksnih tem, preizkušanju predpostavk ali v sintezi raziskav. UI lahko zbira in strukturira informacije pred odločitvijo.
Če se uporablja nepravilno, lahko umetna inteligenca poveča kognitivno preobremenjenost. UI hitro ustvari ogromne količine vsebine. To lahko še poslabša problem, ki ga je opisal Herbert Simon: “Obilica informacij ustvarja revščino pozornosti.”
UI lahko ustvari občutek napredka brez pravih rezultatov. Ko se uporabniki preveč zanašajo na priporočila umetne inteligence, tvegajo, da oslabijo presojanje, odgovornost in kritično mišljenje.
Preprosto pravilo: UI pospešuje razmišljanje. Ljudje sprejemajo odločitve. Ljudje morajo ohraniti prioriteto, odgovornost, vrednostno presojo in etične odločitve.
Umetna inteligenca lahko bistveno poveča učinkovitost pri zbiranju informacij, pisanju in analizi, vendar ne more nadomestiti človeške presoje in določanja prioritet. Če jo uporabljamo kot pomoč pri razmišljanju, lahko razbremeni kognitivni napor. Če pa se nanjo zanašamo za odločitve, lahko poveča informacijsko preobremenjenost in oslabi osebno odgovornost.
Zaključek
Za ustvarjanje/doseganje vrednosti je pomembno je, da ne prevzamemo narobnih navad ali jih spremenimo, če je potrebno. Prve štiri minute so vedno najpomembnejše – navade in načini, ki znatno vplivajo in oblikujejo vašo uspešnost. To so kako začnete svoj dan, vstopite na delovno mesto in kako pridete iz službe domov.
Veščine organizacije in upravljanja časa (gre tudi za upravljanje navad, okolja in motenj) boste lahko izboljšali tudi na našem webinarju »Osebna organizacija in učinkovitost«, kjer se boste spoznali z aktualnimi, delujočimi principi učinkovitega načrtovanja in upravljanja časa, uporabo sodobnega orodja, izboljšanja uporabe MS365 in Outlook ter kako uporabiti orodja umetne inteligence, ki vam lahko koristijo in pomagajo k boljšim rezultatom na splošno. Pošljite nam sporočilo, če želite biti obveščeni pravočasno in prejeti posebno vabilo za webinar.
Podrobnejši viri za branje:
Buçinca, Z., Malaya, M.B. and Gajos, K.Z., 2021. To trust or to think: cognitive forcing functions can reduce overreliance on AI in AI-assisted decision-making. Proceedings of the ACM on Human-computer Interaction, 5(CSCW1), pp.1-21.
Kahneman, D., 1973. Attention and effort.
Watson, K., 2011. D. Kahneman.(2011). Thinking, Fast and Slow. New York, NY: Farrar, Straus and Giroux. 499 pages. Canadian Journal of Program Evaluation, 26(2), pp.111-113.
Mark, G., Gudith, D. and Klocke, U., 2008, April. The cost of interrupted work: more speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107-110).
Mark, G., 2023. Attention span: A groundbreaking way to restore balance, happiness and productivity. Harlequin.
Mendelsohn, A.I., 2019. Creatures of habit: The neuroscience of habit and purposeful behavior. Biological psychiatry, 85(11), pp.e49-e51.
Shalu, Verma, N., Dev, K., Bhardwaj, A.B. and Kumar, K., 2026. The Cognitive Cost of AI: How AI Anxiety and Attitudes Influence Decision Fatigue in Daily Technology Use. Annals of Neurosciences, p.09727531251359872.
Simon, H. A., 1971. Designing Organizations for an Information-Rich World. In M. Greenberger (Ed.), Computers, Communication, and the Public Interest. Johns Hopkins Press.
