Med tem ko boste poskušali urejati procese, projekte, služiti strankam, dobaviteljem, itd. boste morali sodelovati v svojem zelo oddaljenem timu. Veliko ne morete doseči sami – drugi morajo biti tako ali drugače vključeni in vse opraviti po svojih najboljših močeh.
Mnogi razmišljajo, kako uporabiti tehnologijo, orodja za sodelovanje, e-maile in on-line sestanke na način, da bo tim koordiniran kar najboljše. Čeprav je to pomembno, je tudi enostavno ostati zaskrbljen s tem, ker so tehnična in vidna področja delovnega življenja.
Človeške strani, ki je povezana s čustvenim življenjem vašega tima, ne smete pozabiti. Vpliv počutja in čustev, ter občutja vzajemnosti in “mi” tima na skupne rezultate je veliko večje, kot si nekdo lahko predstavlja.
V nadaljevanju najdete uvod v nekaj vsebin, ki jih skrbno predlagamo spremljati in kot ideje za razmislek.
1. Bodite prilagodljivi!
Imeli ste določen načrt, ki ga morate spremeniti. Vaše ideje o normalnem pol-letnem poslovnem načrtu so se pravkar … pokvarile. Vaša naloga je spremeniti vse, se pobrati in dobiti ideje, kako boste imeli še večjo vrednost za vaše deležnike.
2. Bodite prijazni, spoštljivi in enostavni do svojih sodelavcev – in tima
Ne smete pričakovati normalnih pogojev za delo od doma. Tako kot ste zdaj doma vi, so tudi drug, skupaj s svojimi so-zakonci, partnerji, otroci, itd., ki imajo svoje zadolžitve – morda celo zdravstvene situacije. Zato, to sedaj ni normalna domača pisarna.
Zavedati se morate, da vsak v vašem timu zdaj potrebuje zelo dobre spretnosti ravnotežja službenega in zasebnega, spretnosti managementa in nekaj pravil, ki bodo vsakomur v pomoč. Dogovorite se o tem skupaj! Nato si v okviru tega organizirajte spodobno delovno okolje doma.
3. Imetje optimističen in pozitiven pristop, potem mislite na nujne in pomembne naloge
Najprej vaše zasebno življenje v smislu varnosti in življenja vaših najbližjih. Vse ostalo lahko počaka. Recite “Vse je v redu!” dokler ste vsi zdravi.
Ker imamo v hiši zdravnico slišim novice, ki si jih ne bi želel doma. Zato bodite optimistični in pozitivni, in med tem, ko delate doma, uporabite pozitivni humor!
4. Postavite prioritete!
S timom se pogovorite o tem, kaj je nujno – kaj je pomembno.
(1) Osredotočite se na “Nujne in pomembne” naloge najprej. Just do it! Te naloge porazdelite med vse člane tima, da boste vsi lahko ohranili neke vrste ravnotežje med službenim in zasebnim, med tem ko skrbite za situacijo v svojem domu.
(2) Poskrbite, da imate nato čas za “Pomembne” naloge. Ne glede na to, ali je naloga vaša odgovornost ali ste jo delegirali drugemu sodelavcu, imejte čas za naloge, ki niso nujne, ampak so “samo” pomembne. Postavite časovne omejitve v obliki časovnega roka “ne kasneje kot”. Naredite vse, da se boste lahko rokov držali, vendar:
- Pričakujte zamude.
- Bodite uvidevni, ker ne poznate trenutne situacije drugih.
(3) Nujne naloge so zadnja prioriteta. Nujnost je pravkar dobila čisto nov pomen. Te stvari lahko počakajo malo dlje. Če bodo postale tudi pomembne, ste jih verjetno tudi že naredili ali jih opravite zdaj (glejte prioriteto 1).
(4) Nini pomembno niti nujno – zdaj že veste, da s temi nalogami ne porabljate časa.
5. Uporabljajte elektronsko komunikacijo pametno
On-line sestanki so elektronska komunikacija tako kot mobilni telefoni, e-mail, SMS, etc.
Moji predlogi:
- Dogovorite se za skupini on-line sestanek zjutraj, ki naj traja približno 15 minut in bodite pripravljeni. Predstavite v 40-60 sekundah, kaj so vaše dnevne zadolžitve, ki jih boste opravili in poslušajte druge, kaj bodo predstavili, zato da boste poznali vloge drug drugega.
- Prihranite zadnjih 10 minut vsakega dneva, da naredite kratek “briefing” tistih oseb, ki morajo biti seznanjene, in naredite načrt za naslednji dan. Dnevno načrtovanje naslednjega dne je najpomembnejše za vašo produktivnost!
- Pričakujte, da se bo število e-mailov povečalo. Pišite jih s temi pravili v mislih:
Naslovite jih samo tistim, ki morajo nekaj odločiti ali biti seznanjeni (slednje v CC).
Pišite e-maile jasno in točno, uporabite alineje in kratke stavke.
Nikoli se ne pritožujte v e-mailu. Ne pregovarjajte se. Ne razlagajte na dolgo in široko. Ne pišite odgovora odgovoru, na odgovor…
Uporabite zdrav razum, ostanite vljudni, popravite slovnico. Pokažite, da ste kakovostna oseba tudi v e-mailu. - Posebne vsebine lahko obdelate v individualnih “chatih” on-line z določenimi osebami. Dogovorite potreben čas in se ga nato držite. On-line »chats« niso mišljeni za klepetalnice, ampak za sestanke z enakimi pravili, kot jih imajo sestanki v pisarni:
Bodite pripravljeni.
Poznajte agendo.
Imejte pripravljene predloge/odločitve pred sestankom.
Bodite aktiven udeleženec.
Po sestanku spremenite odločitve sestanka v svoje naloge, zapišite jih v svojo “bazo opravil za odločanje” in jih opravite pravočasno.
6. Dajte priznanje!
Če kdaj, potem so priznanja timu pomembna zdaj, ker ne morete svojih sodelavcev videti vsak trenutek, da bi jim povedali, da cenite njihov napor kljub vsem drugim oviram, ki jih imajo.
Pokažite pozornost in priznanje za predanost, prilagodljivost, iniciativnost in pozitivno energijo.
7. Ostanite zdravi
Zdaj morate skrbeti za vaše zdravje! Če ne poskrbite za sebe, ne boste mogli pomagati drugim, niti doma niti v službi. To je enako kot na letalu: ”najprej nadenite masko sebi, nato pomagajte drugim.”
Zato, da boste ostali zdravi in produktivni, boste morda morali spremeniti nekaj navad. Zakaj jih ne bi spremenili zdaj?
Upravljajte stres:
Aktivno naredite nekaj v stresnih situacijah. Te situacije ne trajajo večno in vedno lahko nekaj naredite, da situacijo izboljšate.
Spoznajte, da je narediti nekaj v stresni situaciji bolje, kot ne narediti ničesar in poskusite narediti čim več stvari.
Ko čutite, da se nabira pritisk, dihajte globoko, sprostite mišice, ostanite osredotočeni in govorite počasneje.
Ne počutite se vznemirjeno ali prizadeto, če vas nekdo kritizira. Poglejte na to kot na pomoč, da se izboljšate.
Imejte dovolj spanja, vaje, sprostitve, zdrave in raznolike prehrane.
Ustvarite, načrtujte pregled in kontrolo nad naslednjimi 48 urami.
Imejte optimističen odnos do novih izkušenj in sprememb v splošnem, in do vaše sposobnosti, da premagate svoj trenutni problem.
8. Učeča se organizacija
Izvajajte principe učeče se organizacije v svojem timu. Ne zadržujte informacij/svojega znanja. Drugim povejte, kar veste na organiziran način, uredite poseben čas zato, vendar ne pretiravajte.
Med tem, ko delate drugače, boste drugače videli svoje vloge in procese. Prilagodite jih, da bodo služili vašim deležnikom.
Delite z drugimi, kar veste, da vam je pomagalo, kar ste se naučili in se učite od vseh ostalih.
Ne pozabite, kriza je čas nevarnosti za vaš tim, vendar so tudi priložnosti. Seveda se boste poskusili zaščititi pred možnimi nevarnostmi , vendar se tudi osredotočite na nove priložnosti, iščite nove načine dela, nove odgovornosti, zadolžitve, sporazumevanje, itd.
Če mislite, da bi ta priporočila lahko bila objavljena še kje on-line, da jih vsakdo lahko uporabi; ali imate še kakšno pravilo, ki bi ga dodali, mi prosim pošljite sporočilo, ter dodajte kakšno idejo za naslednjič.
