4 načini za izboljšanje vodenja na daljavo

Še preden se bo poslovno leto končalo, nas bo večina verjetno ostala v »domači pisarni« in vsaj nekaj časa delala na daljavo. Če ste manager ali vodja tima, boste s tem prejeli veliko odgovornosti in priložnosti.

Ko se je marca pojavila Covid situacija smo za podjetja nemudoma objavili priporočila, da bi se čim hitreje in čim bolje prilagodila delu na daljavo. Kliknite tukaj, da si še enkrat ogledate članek.

Tokrat vam pošiljam nekaj novosti, ki izhajajo iz tega, kar smo se naučili v preteklih mesecih in vam lahko pomagajo, da boste pripravljeni v trenutku, ko boste morali svoje delo v timu spet opravljati na daljavo. Danes je situacija drugačna. Lahko ste se bolje pripravili in boste lažje ostali uspešen tim, ali situacijo celo uporabili za svoj napredek. Izkušnje zadnjih petih mesecev so na vaši strani.

Uspešnost tima, ko dela na daljavo, je odvisna od njihovega skupnega vodenja – zaposlenih v timu in vodje tima. Morda je vloga vodje na videz zmanjšana, dejansko pa postane njegova vloga v ozadju še pomembnejša. Večina ljudi v naši raziskavi odzivov v maju in juniju pravi, da so vodje dobro opravili svoje delo. Današnji blog je namenjen vodenju na daljavo.

Voditeljstvo (leadership) ima svoj namen: navdihovati vse člane tima, da iz sebe prinašajo najboljše, da ostanejo predani in hočejo po najboljših močeh doseči rezultat. Naloge vodje so torej enake kot vedno, ampak kot veste, so okoliščine drugačne:

  • Razvoj timske kulture in vrednot, ki navdihujejo in ustvarijo predanost.
  • Odlična izkušnja zaposlenih in njihov razvoj.
  • Produktivnost ter doseganje rezultatov.
  • Kakovost delovanja zaposlenih, njihovi osebni standardi delovanja.

Pri tem ne vidimo pomembne razlike, če je vaše podjetje ali tim storitveno oziroma proizvodno. Naloga vodje ali managerja v timu so iste. Razlika je, ali vodite tim ljudi, ki je vključen v fizični proizvodni proces, storitveni proces, kjer morajo ljudje ostati fizično prisotni, ali pa jim to ni treba. V teh primerih boste morali še bolj pazljivo premisliti o nekaterih »funkcijah vodenja« in si na svoj način poiskati kreativne načine vodenja v prihodnjih mesecih.

Kot dober vodja, imejte pred seboj tri stvari: fokus, kontekst in človeške odnose. Če ljudje delujejo na različnih lokacijah, tako kot so delali spomladi, potem pričakujte, da bo okolje, v katerem delajo, podobno: polno interakcij, motenj, telekonferenc, domačih nalog in »lepo vreme«.

Ste kdaj pomislili na »svoja interna pravila« pri delu na daljavo? Za odlično delo v timu, jih podjetje potrebuje; ne nujno napisana in formalna, pa vendar skupna pravila, ki veljajo za vsakogar. Timi, ki delujejo skupaj, nimajo le boljših odnosov, ampak so tudi bolj produktivni, kar je želja vsakogar. Zato okrepite komunikacijo in jasno razmejite odgovornosti in pričakovanja.

Naslednja štiri navodila lahko uporabite takoj.

 

Webinarji za učinkovito vodenje na daljavo

Okrepite komunikacijo

Komunikacija v timu na daljavo je velik izziv. Količina e-mail komunikacije, ki jo zaposleni dnevno prejmejo se je še povečala. Količina splošnih informacij se je še povečala. Število video konferenc se je povečalo. Že pred tem je bila obkroženost z informacijami ogromna. In naj jo zdaj še okrepimo? Da, z relevantno komunikacijo, ampak hkrati odpravite prekomerno komuniciranje po večkratnih kanalih. Veliko sporočil in informacij ljudje prejmejo po več kanalih, na več kot en način, ne glede na to, kako relevantne so informacije.

Uvedite tedenski timski video sestanek. Lahko je 1-1 poročilo o izvedenih aktivnostih ali follow-up o svojem delu.

Uvedite jutranjo 10-minutno »kavo pred zaslonom«, med katero vsak član v eni minuti pove svoje dnevne aktivnosti in posluša druge sodelavce.

Komunicirajte pogosteje in prosite za redne povratne informacije na vseh ravneh.

Jasne razmejitve odgovornosti in pričakovanj

Jasno razporedite in razmejite odgovornosti in pooblastila ter okrepite komunikacijo in povratne informacije. Kdo je odgovoren za kaj? In kdo mora obvestiti koga? Dogovorite se vnaprej, kaj pričakujete drug od drugega, kako naj se odgovornosti izvajajo ter kakšna so pričakovanja v timih. Ko zaposleni ostanejo doma, si mnogokrat odgovornosti in pričakovanja razlagajo glede na trenutno situacijo ali glede na »navade« v timu.

Morda je čas tudi, da se na novo pogovorite o odgovornostih, pričakovanjih in pooblastilih, zato da tim v novih okoliščinah lahko uspešno presega pričakovanja svojih deležnikov. S sodelavci se pogovorite o tem, kako poročajo, komu, kdaj. Dogovorite se tudi, kdaj ni treba poročati, koliko pooblastil imajo in zakaj jim zaupate določene aktivnost ali v določenih situacijah.

Predanost z odgovornostjo in usklajenost vseh v skupno smer

Tim mora imeti vidne skupne cilje. Zaposleni bi morali imeti vidne svoje osebne cilje. Cilji ne bi smeli biti zasebnost posameznika. Naredite običaj, da o ciljih zaposlenih in o njihovem prispevku k celi sliki komunicirate pogosto.

Podjetje potrebuje kulturo predanosti, odgovornosti, lojalnosti in iniciativnosti ne glede na način izvajanja poslovnega procesa. Vendar zunanje omejitve, Covid, prepoved dela v poslovnih prostorih, nezmožnost izvajanja običajnih praks, procesov in protokolov daje tudi nove priložnosti, da se poiščejo še nepreizkušene možnosti. V vsakem podjetju obstajajo priložnosti za spremembe in ustvarjanje nove poslovne krivulje.

Le predani zaposleni jih lahko poiščejo, če so pripravljeni prevzeti odgovornost za uspeh in neuspeh podjetja.

Razmislite o velikosti tima

Tima ne boste mogli voditi s tesno komunikacijo, če je ta prevelik. V velikih timih, kjer je 20 ljudi ali več, postanejo odnosi odtujeni, manj pristni, tim postane več manjših skupin.

O optimalni velikosti tima je bilo izvedenih veliko raziskav. Moje priporočilo je, naj bodo timi, ki delajo na daljavo veliki okrog sedem članov +/- 3. Tim od 4 do 12 ljudi je pogosto predlagano najboljša velikost.

Vprašajte se, »Če se je okolje dramatično spremenilo, zakaj se ne bi prilagodili tudi s procesi in timom?« Čeprav ste navajeni imeti tradicionalne time, v tradicionalnih obstoječih procesih, spremenite velikost tima tako, da vam ustreza. Priložnost za vodenje tima naj dobijo tudi ljudje, ki se še niso mogli izkazati v vodenju. Ko ljudje dobijo priložnost za več odgovornosti, vas pogosto tudi pozitivno presenetijo in se izkažejo za odlične v novi vlogi.

 

Pripravite se na management preko spleta, prilagodljivost in vodenje v digitalni prihodnosti. Razlogov za vašo pripravo je veliko. Med njimi ne pozabite na t.i. psihološko pogodbo, ki vedno obstaja med vsakim zaposlenim in podjetjem – tudi na daljavo.  Izpolnjevanje nenapisanih vzajemnih pričakovanj je nujno, da se boste dobro počutili.

Za najboljšo pripravo se udeležite webinarja za odličen management v prihodnjih mesecih.

 

Webinarji za sodobno vodenje